Interview croisée chez PDC Europe
PDC Europe est une entreprise familiale française située en Picardie, à Montdidier. Elle est spécialisée dans la fabrique de manchons mais aussi de machines permettant de les fabriquer. Angélique et Christophe témoignent aujourd’hui de leur accompagnement quant à la gestion de projet.
Pouvez-vous nous dire comment l’organisation inter-services était organisée il y a encore un an ?
AB : Concernant la gestion des projets : avant tout était vraiment cloisonné, avec un projet qui n’était pas vraiment transversal mais plutôt par service. Je trouve qu’il y avait un gros travail à faire sur la passation des informations. C’était assez compliqué pour les équipes à chaque étape du projet de trouver les informations nécessaires.
CDS : Il y a encore un an, était organisé le point « focus » : une réunion quotidienne à laquelle je n’ai jamais assisté. Les retours étaient plutôt négatifs puisque chaque réunion finissait généralement par dévier de son sujet principal. Malgré cette réunion, je pense qu’il y avait un gros manque de communication inter-services. Chacun opérait dans son coin.
Quels sont les principaux changements qui touchent la gestion de vos projets ?
AB : Grâce à l’aide du Cabinet nous avons pu acquérir une méthode de gestion de projet complètement transversale. C’est-à-dire qu’à toutes les étapes nous faisons intervenir les différents services concernés. Tous les services sont informés des projets avant même qu’ils ne se transforment en commande. Ce qui n’était pas le cas avant. Tous les services sont partie-prenantes du projet. Cela permet d’avoir une implication et des réflexions qui enrichissent le projet.
CDS : Le plus gros changement a été le changement informatique. Nous avons énormément évolué, nous avons rattrapé quasiment 10 ans de retard. Aujourd’hui tous nos fichiers sont centralisés et tous les services y a accès.
Malheureusement nous n’avons pas encore pu tester les nouvelles réunions en raison du contexte de crise sanitaire.
Quelles sont les étapes du process que vous avez décidé de mettre en place avec vos collègues ?
AB : On avait auparavant une liste de barrières et passages qui concernait l’ancienne organisation et qui était très cloisonnée par services. Aujourd’hui nous sommes revenus à une version plus moderne qui correspond à l’équipe actuelle et aux projets actuels que nous avons.
Nous avons donc mis en place une chronologie du projet, jalonnée par les routines avec des participants obligatoires et des participants facultatifs. Chaque gestion de projet a ses participants, un chef de projet est désormais nommé.
CDS : Les réunions, qui sont le point central pour la communication inter-services. Elles doivent permettre, à mon niveau, d’avoir un meilleur délai et une meilleure anticipation sur les éventuels problèmes pour satisfaire le client encore plus rapidement. Il faut à la fois se laisser une marge de manœuvre tout en réduisant les délais.
Ces réunions permettent de mieux s’organiser en amont et de trouver des solutions ensemble si besoin.
Comment est désormais animée la gestion de projet au sein de vos différents services ?
AB : Il y a désormais un référent, généralement le chef de service. Si celui-ci n’est pas disponible il doit obligatoirement nommer un représentant de son équipe pour venir assister aux routines et réunions si nécessaire.
CDS : De mon côté, je n’ai pas encore pu tester les réunions mais c’est en cours. Tout est en place.
Quels sont les avantages de cette nouvelle organisation et des changements dans vos pratiques ?
AB : Le gros avantage que j’aperçois est l’implication des équipes dans le projet. Tout le monde se sent impliqué et interrogé. Chaque avis compte. Cela nous permet aussi de récupérer des retours très rapides notamment pour nos clients. C’est à la fois une facilité et une rapidité dans la gestion.
Je pense que cela facilite aussi le travail de tout le monde d’avoir un référent chef de projet car auparavant il fallait récupérer les informations auprès des différents services. Aujourd’hui grâce au travail effectué avec le cabinet nous pouvons observer un réel gain de temps.
CDS : Le fait que la communication soit plus suivie nous permet d’avoir une meilleure vision sur l’avancement des projets en cours avec une marge d’anticipation sur les éventuels problèmes qui pourraient créer un retard. La communication fait toute la différence.
Un autre gros avantage en parallèle avec ces changements est la digitalisation de nos données puisque nous avons tout centralisé. Dorénavant chaque service a accès aux données sur le serveur.
Grâce à ces deux changements l’information est fluidifiée et partagée.
Quels sont les bénéfices que vous tirez de cet accompagnement extérieur ?
AB : J’ai trouvé que d’avoir des personnes complètement extérieures à notre société a permis de voir ce qui fonctionnait ou pas et ce qui était clair ou non. Nous avons pu simplifier nos check-list et les traduire dans des actions vraiment concrètes qui correspondent à notre façon de travailler. Cet accompagnement a donné du sens à ce que nous faisons et à ce que nous souhaitons faire.
Les consultants sont vraiment à notre écoute et sont très compréhensifs. C’était très intéressant de voir que derrière nos problématiques il y a des solutions, des idées et des astuces pour chacun d’entre nous. À la fois sur le plan professionnel individuel mais aussi collectif. Par exemple j’ai appris à transmettre les informations, à m’imposer au sein d’une routine et au type de posture à adopter lors de situations délicates…
CDS : Même si on a l’idée en interne, on n’a jamais de temps de dégager pour gérer ces problèmes. La différence avec un accompagnement extérieur est que la direction nous dégage le temps nécessaire pour s’en préoccuper. Il est nécessaire d’avoir un temps alloué pour s’y consacrer
J’ai apprécié le relationnel, la bonne entente et la communication avec les consultants que j’ai pu rencontrer.
Aujourd’hui, nous sommes capables de déterminer des étapes dans le projet qui sont ensuite jalonnées par des réunions et des routines qui permettent de savoir où nous en sommes précisément. Les fréquences et thèmes des réunions sont définis, ce qui n’était pas forcément le cas avant.
