Que l’on soit nommé au sein de son équipe, dans un autre service ou que l’on vienne de l’extérieur, la prise de poste reste un moment sensible et stratégique qu’il convient de soigner particulièrement.
1/ Le parcours d’intégration
Son arrivée est annoncée et le jour J, le nouveau manager se présente puis disparaît pendant quelques semaines pour découvrir l’ensemble des services et s’imprégner des procédures internes.
Conseils : Communiquer clairement auprès de son équipe sur le fait que la prise de poste ne sera effective qu’à l’issue du parcours d’intégration.
Programmer des rendez-vous individuels avec les membres de l’équipe et ainsi partager le diagnostic et les attentes de chacun pour mieux préparer la « vraie » entrée en fonction.
Avoir un journal de bord pour noter chaque jour ses points d’étonnement + comme – pour conserver une certaine extériorité et proposer des changements qui croisent les attentes de l’équipe.
2/ La fameuse période d’observation
La question est de savoir qui observe qui ? A partir de quand est-ce que le manager est vraiment opérationnel ? Lorsque l’équipe vient faire des tests en posant des questions – faut-il prendre le risque de dire que l’on en sait rien ou le risque de prendre une mauvaise décision ?
Conseils : Annoncer que des entretiens individuels alterneront avec une immersion dans le travail de l’équipe avec un timing précis jusqu’à la réunion de restitution des entretiens et de définition des objectifs. Durant cette période qui ne doit pas excéder un mois, l’équipe continue de fonctionner sans rien changer à ses habitudes.
3/ La phase de recouvrement avec son prédécesseur
Que l’on soit aligné ou non sur les méthodes et le style de notre prédécesseur, le recouvrement mérite d’être le plus court possible car il présente en réalité peu d’intérêt sur un poste à dominante managériale.
Conseils : Si la période est courte, cela permet de suivre tranquillement la méthodologie de prise de poste pendant que le prédécesseur continue de gérer le quotidien. Si cela doit durer (plus d’un mois) alors il est utile de décider d’une date à laquelle on inverse les rôles : le nouveau manage complètement et l’ancien devient une personne ressource mais ne prend plus de décisions. Dans tous les cas, il faut absolument éviter tout fonctionnement bicéphale.
4/ La première vraie réunion d’équipe
Le nouveau manager en profite pour restituer ce qu’il a compris des entretiens et de son immersion avec l’équipe. Il doit alors faire valider que ce diagnostic décrit bien la situation actuelle, les enjeux et les attentes. En ayant bien préparé sa stratégie de restitution, il peut ensuite donner des axes de travail et co-construire une feuille de route cohérente pour son service. Il devient ainsi le garant et l’animateur d’un plan d’action construit par consultation et croisant intelligemment les intérêts de l’équipe et de l’entreprise en terme d’organisation, de management et d’objectifs.
Cette démarche permet également de remplacer le fameux rapport d’étonnement pour la hiérarchie par un document immédiatement tourné vers l’action.
